COMUNICACIONES, DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIONES DE PROYECTOS

COMUNICACIONES, DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIONES DE PROYECTOS

1. Planificación de las comunicaciones del proyecto. Herramientas y técnicas.

Permite determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y así poder determinar cómo se llevarán a cabo las comunicaciones.

Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto.

Herramientas y técnicas 

- Análisis de Requisitos de Comunicaciones: Determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto. El Director del Proyecto debe determinar la cantidad de canales o rutas de comunicación potenciales. 

- Tecnologías de las Comunicaciones: Determinar qué tipo de tecnología se utilizará para la distribución de la información.

- Modelos de Comunicación: La imagen  muestra un modelo de comunicación básica, que representa cómo la información se envía y se recibe entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor.

- Reuniones: Del equipo de Proyecto

2. Análisis de los requisitos de las comunicaciones.

Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un  análisis del valor de dicha información. Los recursos del proyecto se deben utilizar únicamente para comunicar información que contribuya al éxito del  proyecto o cuando una falta de comunicación pueda conducir al fracaso.

Una técnica analítica para determinar las necesidades de información de los interesados del proyecto a través de entrevistas, talleres, estudio de lecciones aprendidas de proyectos anteriores, etc.

3. Tecnología de las comunicaciones.

Permiten el procesamiento, la transmisión y el almacenamiento de datos y que favorecen que las personas desarrollen comunicaciones.

3.1 Plan de Gestión de las comunicaciones.

El plan de gestión de las comunicaciones del Proyecto es un componente del plan para la dirección del Proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

- Los requisitos de comunicación de los interesados en el Proyecto.

- La información que debe ser comunicada en el Proyecto, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle.

- El motivo de la distribución de dicha información en el Proyecto.

- El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida en el Proyecto y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.

- La persona responsable de comunicar la información en el Proyecto.

- La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.

- La persona o los grupos que recibirán la información.

- Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa.

3.2 Distribución de la información.

La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:

               

- Reuniones del proyecto.

- Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.

- Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos

3.3 Sistemas de recopilación y recuperación de la información. Formatos y diseños.

La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.

4. Convocatorias de reuniones: Presenciales y virtuales.

Reuniones presenciales

Tienen la ventaja de la presencia personal, con lo que eso conlleva: Cercanía, poder leer el lenguaje corporal, poder establecer relaciones más allá de la propia reunión. La desventaja es que los participantes tiene que estar en un mismo lugar al mismo tiempo, algo que muchas veces es difícil de conseguir. Si tenemos que desplazarnos para una reunión de estas características también debemos considerar el tiempo de desplazamiento que dejamos de dedicar a otras tareas.

Reuniones online

Su principal ventaja es que eliminamos de la ecuación el parámetro "lugar", solo tenemos que centrarnos en encontrar un "momento".  Este tipo de reuniones se pueden organizar de forma muy rápida, y no lo vamos a negar, nos permiten muchas veces seguir trabajando mientras asistimos a la reunión. 

Su desventaja principal es que no hay cultura de uso de las herramientas online en muchas organizaciones y nos podemos encontrar que no estén dispuestos a "verse por Skype" Es el formato de reunión más adecuado para equipos de trabajo dentro de la misma empresa, para comunicarse con los proveedores, y para gestionar un proyecto con cliente una vez que ya ha arrancado (cambios, ajustes, intercambio de impresiones, etc).  

5. Informes sobre el rendimiento e informes y memorandos intermedios del proyecto. Presentaciones (Audiencias y Métodos). Retroalimentación e información a los interesados.

Informes del proyecto: Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento

Presentaciones del proyecto: El equipo del proyecto suministra información por medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto.

Retroalimentación de los interesados: La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.

Notificaciones a los interesados: Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.

6. Procesos y control de la gestión documental de los proyectos.

Destinado a garantizar la consecución de los objetivos descritos y la calidad del producto final, se implantan las herramientas necesarias para un adecuado seguimiento:

- Control y Avance del Proyecto, con el que te proporcionamos información pertinente acerca de los compromisos puntuales se han adquirido y si se han satisfecho o no.

- Información y Comunicación, que canaliza la transmisión de información sobre la situación del proyecto

- Control de Calidad, que permite evaluar que los productos generados responden a los parámetros especificados dentro del proyecto, su estado, versión, localización, etc.

- Control de documentos que gestiona los documentos generados para un adecuado desarrollo del proyecto: estado, versión, localización, distribución.

- Evaluación y Satisfacción del Cliente, que nos permite establecer los cambios generados por el proyecto y su implantación en la institución.

6.1 Presentación de resultados de proyectos. Informes y gráficos.

Los resultados de una investigación se pueden mostrar a través de la presentación de comunicaciones orales, pósteres, conferencias, publicaciones, etc. Su objetivo es comunicar los resultados de manera clara, concisa y significativa.

7. Legislación vigente aplicable al desarrollo de proyectos sanitarios o de investigación biomédica.

Ley 14/2007, de 3 de julio, de Investigación biomédica

Esta Ley tiene por objeto regular, con pleno respeto a la dignidad e identidad humanas y a los derechos inherentes a la persona, la investigación biomédica, asimismo y exclusivamente dentro del ámbito sanitario, esta Ley regula la realización de análisis genéticos y el tratamiento de datos genéticos de carácter personal.

Real Decreto 1716/2011, de 18 de noviembre, por el que se establecen los requisitos básicos de autorización y funcionamiento de los biobancos con fines de investigación biomédica y del tratamiento de las muestras biológicas de origen humano, y se regula el funcionamiento y organización del Registro Nacional de Biobancos para investigación biomédica.

 Bibliografía 

https://www.gladysgbegnedji.com/planificar-las-comunicaciones/

https://gestioncomunicacionesgrupo29.wordpress.com/2016/11/14/analisis-de-requisitos-de-comunicacion/

http://pmbokuacm.weebly.com/gestioacuten-de-la-informacioacuten/distribucin-de-la-informacin

https://uacm123.weebly.com/6-gestioacuten-de-las-comunicaciones-del-proyecto.html

https://www.boe.es/buscar/pdf/2007/BOE-A-2007-12945-consolidado.pdf

https://nextop.es/plan-de-gestion-de-las-comunicaciones/

https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2011-18919